“Ci sei martedì per una call su quel progetto?”
“Sentiamoci su Teams così la chiudiamo prima”
“Organizziamo un webinar per presentare questo nuovo prodotto!”
Oggi, nel mondo del lavoro e non solo, queste frasi sono sempre più ricorrenti: con la ormai diffusa necessità di rimanere connessi anche a distanza, i sistemi di videoconferenza sono diventati uno strumento fondamentale per collaborare e comunicare, sia nel campo lavorativo che per eventi ed incontri personali.
Tuttavia, viste le tante opzioni disponibili sul mercato, scegliere il prodotto giusto può diventare una decisione difficile.
Quando si inizia a progettare un sistema per le videoconferenze, cosa tenere a mente e perché?
L'utilità dei sistemi di videoconferenza
I sistemi di videoconferenza offrono molte opportunità per migliorare la comunicazione, la collaborazione e la produttività, con conseguente risparmio di tempo e denaro. Tra i vantaggi principali troviamo sicuramente:
- Riduzione dei costi e del tempo di viaggio
- Comunicazione più efficace tra team dislocati in diverse parti
- Realizzazione di eventi online, come webinar e conferenze
- Maggiore flessibilità lavorativa e possibilità di lavorare da remoto con conseguente miglioramento della produttività
I criteri di scelta
Scegliere il giusto sistema di videoconferenza è essenziale per garantire una comunicazione fluida e di alta qualità, riducendo al minimo eventuali problemi tecnici. Di seguito alcuni dei criteri di scelta più importanti:
- Dimensione della stanza: il primo passo è valutare le dimensioni della stanza in cui si svolgeranno le videoconferenze. Più l'ambiente è ampio più la telecamera scelta dovrà essere performante così da permettere una visione nitida di tutti i partecipanti presenti, anche quelli in fondo, mentre per una stanza più piccola può essere necessario un prodotto compatto che riesca a fornire lo stesso livello di prestazioni. Inoltre, più grande è la stanza più sarà necessario modulare il sistema di audio e microfoni così da permettere una ricezione e una cattura del suono più chiara possibile
- Numero di persone: il numero di persone presenti e la loro posizione intorno al tavolo influenza sia la scelta della telecamera sia quella dei microfoni. Questo dato è il secondo fattore più discriminante nella scelta del prodotto giusto, perché è proprio in base al numero di persone presenti che si dovrà scegliere una telecamera che permetta l'inquadratura simultanea di tutti i partecipanti e i microfoni necessari per la migliore qualità audio possibile
- A quale scopo serve il sistema di videoconferenza: che siano riunioni interne, webinar, seminari, corsi di formazione o riunioni esterne sarà possibile modulare una serie di articoli per farli rispondere il più possibile alle specifiche esigenze di scenario
- Funzionalità specifiche della telecamera: alcune telecamere supportano funzionalità intelligenti come Speaker e Presenter Tracking, Multi Focus Framing e Picture in Picture mode
- Piattaforme di videoconferenza supportate: alcune soluzioni hanno già installate al loro interno le piattaforme più usate come Teams o Zoom e permettono di collegarsi ad altre in modalità BYOD (sia wireless che via cavo). Importante chiedersi quindi : "quale piattaforma si vuole utilizzare per le riunioni?"
- Microfono o cuffia? Capire che tipo di device utilizzare per trasmettere al meglio la voce dipende da che tipo di conferenza si sta affrontando. Per una comunicazione uno-a-uno o uno-a-molti, conviene dotarsi di un paio di cuffie (mono o biaurali) con microfono di buona qualità, mentre per un'esigenza tanti-a-tanti o tanti-a-uno, l'ideale sono quei sistemi all in one (i cosiddetti "ragni") che fungono da microfono e cassa per gestire al meglio la voce in entrata e in uscita
Uniontel può realizzare la vostra sala per videoconferenze completamente su misura e su vostre specifiche, avvalendosi dei migliori marchi sul mercato con progettazione personalizzata. Leggete la nostra case history che vi racconta un'installazione di questo tipo presso un nostro cliente qui.
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