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Lo smartworking, cos’è e come si fa

Lo sappiamo, sono giorni difficili. Lo abbiamo letto e viene ripetuto costantemente e ovunque. Cattivi pensieri affollano le nostre menti e le nostre scrivanie sgombre, i nostri telefoni sempre più muti. Il DPCM è chiaro: dobbiamo rimanere a casa, non possiamo uscire. La maggior parte delle attività lavorative è bloccata, bisogna ricorrere allo smartworking (o “lavoro agile”, per i linguisticamente autarchici).

Abbiamo risposto a tante vostre chiamate in questi giorni sull’argomento e tante ancora continuiamo a riceverne. Alcuni hanno le idee chiare, in altri si riesce a sentire un filo di panico persino nella voce: cos’è questo smartworking? Come si fa? Posso farlo anche io? Quanto costa? È vero che posso lavorare da casa come se fossi in ufficio? Eccovi una piccola e molto basica guida allo smartworking, cosicché possiate capire se avete già gli strumenti giusti oppure andare dritti su quello che vi manca, senza sprechi di tempo e denaro. Alla fine vi mostreremo il nostro, perché tante delle vostre chiamate le abbiamo prese dalle nostre case: noi in Uniontel amiamo sperimentare in prima persona le tecnologie che proponiamo ai clienti, per offrire sempre le soluzioni più avanzate ma soprattutto testate e performanti.

Smartworking, cos’è? La parola significa “lavoro intelligente”, anche se la traduzione ufficiale in italiano è “lavoro agile”. Entrambi i termini spiegano bene il concetto di lavoro al di fuori del lavoro, ovvero fuori dalla normale sede. Un lavoratore in smartworking può svolgere la sua attività in qualsiasi posto sia presente una connessione internet: da casa, in treno, in un parco, al centro commerciale, in aeroporto, anche in macchina (se non guida lui ovviamente). La prima cosa da dire è che non tutti i lavori possono essere tradotti in smartworking: ovviamente le attività da filiera produttiva che richiedono del lavoro manuale restano tali. Tutto quello che però viene svolto davanti allo schermo di un computer può essere remotizzato, anche rispondere al telefono. In questi giorni delicati lo smartworking è lo strumento per “svuotare” i luoghi di lavoro, permettendo a chi compie attività non virtualizzabili di lavorare più in sicurezza (mantenendo le distanze consigliate e sanificando più agevolmente gli ambienti), mentre chi può rimanere a casa lavora ugualmente consentendo alla produzione di non bloccarsi. Sostanzialmente è questa la situazione proprio in Uniontel.

Come si fa? Ci vogliono pochi e semplici strumenti: innanzitutto una connessione internet nel luogo dove voi lavorerete (quindi a casa). Se non l’avete, o quella che avete non è performante, potete dotarvi di una connessione 4g e un cellulare come modem (il cosiddetto tethering). Connettere a internet un pc tramite lo smartphone è semplicissimo, veloce, e grazie a offerte intelligenti come Vianova di Welcome Italia, anche economicamente valido. Serve poi una connessione vpn: è necessario che il provider di servizi internet dell’ufficio vi attivi il servizio vpn (acronimo di virtual private network), ovvero una lan virtuale accessibile da remoto in maniera controllata. Se non l’avete perché non vi è mai servita, è attivabile in poco tempo: verificate modalità e costi con il vostro operatore; in alternativa, se siete dotati di un firewall potete attivare i protocolli tramite quello (se non siete pratici di firewall, non preoccupatevi: ne parliamo qui). Una volta attivata la vpn ci vogliono dei software che creino le connessioni e vi permettano di accedere al pc dell’ufficio tramite la vostra macchina di casa. Le soluzioni sono tante e possono essere gratis o a canone, dipende da quali e quante macchine dovete collegare. Non c’è una sola risposta, ma sicuramente il vostro IT saprà consigliarvi quella migliore per la vostra azienda. Fatto tutto questo, lasciate il vostro pc in ufficio acceso e andate a casa. Non vi serve altro per continuare a lavorare.

E le telefonate? Anche qui, dipende dall’attività che svolgete. Potete semplicemente richiedere al vostro operatore una deviata: il numero fisso della ditta verrà automaticamente trasferito al numero (fisso o mobile) che voi indicherete per tutto il tempo che sarà necessario. È un’operazione rapida, facile e generalmente gratuita, ma che ha il limite di non poter essere impostata su più di un numero “di riserva”. Se però la deviata non risolve il vostro problema perché le persone che devono rispondere sono più di una o abitate in una zona dove la linea cellulare non è ottimale e rischiate di perdere le chiamate, allora la soluzione si chiama centralino voip. Il centralino voip è un centralino completamente virtuale: risiede in cloud, non richiede macchine fisiche dedicate, si può raggiungere da qualsiasi parte del mondo tramite internet e permette di chiamare, ricevere e contattarsi tra interni. La configurazione è veloce e l’utilizzo è intuitivo: a casa, basta lanciare la schermata principale usando le proprie credenziali (le stesse dell’ufficio), collegare un paio di cuffie con microfono al pc (si, vanno bene anche quelle della Playstation dei vostri figli, anche se a volte la qualità della voce potrebbe non essere ottimale) e siete pronti a gestire le vostre chiamate esattamente come se foste in sede. Alcune applicazioni permettono anche di chattare tra utenti: un’ulteriore comodità in caso non si sia fisicamente vicini e l’interno risulti occupato, ad esempio. Noi in Uniontel vendiamo (e naturalmente utilizziamo) NethCTI della suite Open Source NETHESIS. Questa era la nostra ditta il primo giorno del decreto #stateacasa:

Uniontel in smartworking ai tempi del Coronavirus

in quel momento, erano presenti fisicamente in ufficio tre persone: le altre erano a casa e comunicavano senza alcun problema tra di loro a voce o con la chat, mentre si ricevevano le chiamate dei clienti e si chiamava uscendo con il numero fisso aziendale. Una bella comodità, vero?

Questa piccola guida allo smartworking finisce qui, dopo avervi illustrato quella che è la dotazione essenziale per restare operativi nonostante tutto. Chiaramente la vostra azienda potrebbe avere bisogno di altro tipo di soluzioni o configurazioni (qui abbiamo volutamente parlato solo della base, quello che deve essere comune a tutti), in questo caso contattateci pure per studiare insieme e in tempi rapidi la migliore strada per non fermare il vostro business. Come avete visto, noi vi rispondiamo.

Quello che in Uniontel ci auguriamo è chiaramente che questo momento di difficoltà finisca presto e che tutti noi possiamo ritornare alla nostra normalità. Ma siamo anche convinti che, come spesso è successo in passato, sapremo trarre da questo stop nuovi spunti di rilancio e rinascita. Quando sarà il momento di ritornare pienamente operativi, lo faremo con forza e slancio, con rinnovata speranza e con la voglia di riprendere tutto quello che ora dobbiamo forzatamente interrompere. Non possiamo fare molto di più che rispettare scrupolosamente le regole, essere ottimisti e continuare ad essere presenti per i nostri clienti che ci chiamano e sono in difficoltà. Noi vi aiuteremo come abbiamo sempre fatto.

4 Comments

  1. […] del lockdown seguito alle restrizioni sociali anti-coronavirus. Con l’imposizione dello smartworking, chi non era abituato a lavorare da casa ha dovuto attrezzarsi per mantenere la produttività […]

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