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La PEC come documento legale. Cosa dice la norma.

PEC

La posta elettronica certificata (o PEC) è ormai uno standard largamente diffuso che dovrebbe contribuire a snellire le comunicazioni tra le persone e soprattutto tra lo Stato, gli enti e le aziende, facendo risparmiare molto tempo, denaro e carta. Inviare una PEC equivale ad inviare una raccomandata con ricevuta di ritorno, si dice quindi che ne ha lo stesso valore legale e ha valenza di comunicazione ufficiale.

Queste caratteristiche vengono assegnate alla PEC da due decreti legislativi, il 68/2005 e l’82/2005 (quest’ultimo detto anche codice dell’amministrazione digitale), quindi è consentito anche in sedi giudiziarie produrre dei documenti sotto forma di PEC esattamente come se fossero cartacei, mantenendone quindi la stessa valenza legale. Una rivoluzione, in un certo senso, un deciso passo in avanti verso la digitalizzazione delle comunicazioni.

La conservazione delle PEC

Inviare e ricevere una PEC è semplice, basta pagare la casella (e ricordarsi di rinnovarla alla scadenza, per non perdere l’accesso a tutto il contenuto) e per il resto la procedura è del tutto simile all’invio/ricezione di una normalissima email. Quello che rende la PEC un documento legale è la “ricevuta” di avvenuta consegna, ovvero quel messaggio automatico che il mittente riceve e che contiene tutte le informazioni utili a tracciare la PEC inviata e a garantire che sia stata ricevuta dal destinatario. Esattamente come la ricevuta di ritorno della raccomandata. Questo certificato, però, ha una durata nel tempo, ovvero dopo un po’ scade e perde il suo valore legale.

La legge prescrive che una PEC, per mantenere il suo valore legale, debba avere il certificato conservato per almeno per trenta mesi, ma può succedere che sia necessario che i documenti restino legalmente validi per molto più tempo.

I servizi di archiviazione sostitutiva delle PEC

Va da sè che per i soggetti coinvolti (specialmente per gli studi legali, a cui i clienti affidano la propria tutela) diventa obbligatorio conservare le PEC e i relativi certificati. Diversi sono i servizi che offrono un sistema di “allungamento” della validità del certificato, uno di questi è EDok che nel suo portfolio di opzioni per privati e aziende prevede anche una conservazione sostitutiva delle PEC. Usufruirne è semplicissimo: una volta attivato, è sufficiente connettere la propria casella al servizio di archiviazione sostitutiva di Edok il quale, automaticamente e senza nessuna azione da parte dell’utente, duplicherà e archivierà ogni PEC movimentata da quella casella conservandola fino a dieci anni e quindi non inficiando il suo valore legale.

Vi lasciamo qui due articoli di approfondimento con dei rimandi puntuali alle normative in vigore:

https://www.agendadigitale.eu/cittadinanza-digitale/bisogna-conservare-a-norma-anche-le-pec-ecco-come-e-perche/

https://www.altalex.com/documents/news/2018/09/17/salvate-il-documento-informatico-a-rischio-milioni-di-atti-giudiziari

L’archiviazione sostitutiva è obbligatoria per legge, il rischio è perdere completamente dei documenti o che gli stessi non siano più considerati legalmente validi. Ce n’è abbastanza per invalidare interi procedimenti, un rischio che non si può correre. Se non avete ancora provveduto a dotare la vostra PEC di un sistema di conservazione dei certificati, ormai lo sapete, non dovete fare altro che contattarci.