Ci siamo ormai affezionati a Microsoft Office nella sua veste classica, che ci dava il benvenuto alla prima accensione di un nuovo pc. Il programma di utilità per l’ufficio ha appena compiuto 32 anni e ad oggi più di un miliardo di persone lo usano. Nonostante sia un prodotto Microsoft, nella sua prima versione conteneva solo Word ed era un prodotto creato per i sistemi Apple. Negli anni ’80 Microsoft era un’azienda in forte ascesa grazie all’ambiziosa personalità del suo fondatore Bill Gates e trovò in Steve Jobs un partner ideale. Word debuttò con i Macintosh nel 1984 sposando la nuova concezione di GUI a icone e la novità del mouse, innovazioni in cui la casa di Cupertino fu pioniera.

Bisognerà attendere il 1990 per vedere la versione 1.0 di Office su Windows 3.0. L’accoppiata Office – Windows si consoliderà negli anni diventando un binomio quasi inscindibile, grazie alla scelta di includere una trial di Office in tutti i pc equipaggiati con Windows, dalla versione ’95 in poi.

I tempi cambiano, Office pure

Oggi la musica è cambiata e nel caso di Office abbiamo davanti a noi ben tre strade.

La licenza tradizionale

La prima è la licenza tradizionale, si compra una volta sola e ci si toglie il pensiero. Ma è veramente così comoda? Non proprio: innanzitutto la licenza fissa (che vede in Office 2019 la sua ultima versione) è legata indissolubilmente al pc su cui viene installata. Se si rompe o se decidiamo di sostituirlo è necessario acquistarne una nuova. Si ricevono gli aggiornamenti di sicurezza, ma non le nuove funzionalità che Microsoft continua a sfornare per migliorare la user experience del prodotto. La licenza acquistata funziona su un solo dispositivo. E se avete un PC fisso e uno portatile? È necessario ricorrere ai servizi cloud di OneDrive o Dropbox per avere il nostro lavoro disponibile ovunque.

Office 365

La seconda strada è la sottoscrizione di una licenza Office 365, in abbonamento mensile o annuale: in questo caso non solo si ricevono tutti gli aggiornamenti, ma si ha anche accesso alle nuove funzionalità. È possibile utilizzare lo stesso account su più dispositivi (fino a sei), replicando il lavoro e avendolo sempre a disposizione. OneDrive è incluso e sempre sincronizzato e con la funzione online un team di lavoro può lavorare insieme sullo stesso documento in tempo reale.

Office Online

Infine c’è Office Online, ovvero la versione “gratuita” rilasciata per contrastare la concorrenza (Google Documents e Open Office tra tutti). Ma se è vero che non si paga nulla per accedere ai programmi più importanti come Outlook, Word, Excel o PowerPoint, è vero anche che funziona solo se connessi a internet con tutti i dati salvati su server Microsoft. Cosa implica? Innanzitutto che se manca la connessione a internet, non si ha letteralmente accesso al proprio lavoro. In secondo luogo i dati non sono fisicamente in possesso dell’utente, ma risiedono in dei datacenter. Se si trovano in paesi extraeuropei potrebbero non essere a norma GDPR e la loro corretta conservazione potrebbe non essere garantita. Office Online è una soluzione che ci sentiamo di sconsigliare fortemente alle aziende per i rischi legati alla privacy e alla conservazione dei dati, vero valore oggi all’interno di un’azienda.

Ci rendiamo conto che è diventato difficile individuare la soluzione che fa al caso proprio, vista la molteplicità di opzioni tra cui scegliere. A volte, la differenza tra l’una e l’altra la fanno piccole features e implementazioni, non solo il prezzo. Diventa quindi complicato destreggiarsi tra configurazioni e aggiunte, rischiando di non pagare il giusto per un prodotto che sia veramente utile. Come fare? Ci pensiamo noi! Se avete difficoltà a trovare la versione Office adatta al vostro tipo di business contattateci e penseremo noi a tutto!