La differenza tra archiviare una email o farne un backup non è sempre chiara. Spesso queste due soluzioni hanno finalità differenti e sono entrambe utili. L’archiviazione serve a garantire che i dati della posta elettronica siano disponibili e recuperabili nel tempo (come il classico archivio cartaceo). Il backup invece fornisce un’istantanea dei dati in questione, facendone una copia: è come se in aggiunta al nostro archivio cartaceo ne avessimo un altro, fatto da fotocopie, gemello del primo e costantemente aggiornato. L’archiviazione quindi ci servirà per avere i dati immediatamente disponibili e sottomano per la consultazione, il backup ci servirà per un rapido ripristino dei dati qualora, per un qualsiasi motivo, gli originali vadano persi.

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