La differenza tra archiviare una email o farne un backup non è sempre chiara. Spesso queste due soluzioni hanno finalità differenti e sono entrambe utili. L'archiviazione serve a garantire che i dati della posta elettronica siano disponibili e recuperabili nel tempo (come il classico archivio cartaceo). Il backup invece fornisce un'istantanea dei dati in questione, facendone una copia: è come se in aggiunta al nostro archivio cartaceo ne avessimo un altro, fatto da fotocopie, gemello del primo e costantemente aggiornato. L'archiviazione quindi ci servirà per avere i dati immediatamente disponibili e sottomano per la consultazione, il backup ci servirà per un rapido ripristino dei dati qualora, per un qualsiasi motivo, gli originali vadano persi.

Perché archiviare le email?

Perché allora utilizzare una soluzione di archiviazione della posta? I motivi sono validi e sono molteplici, proviamo ad elencarne i principali:

• Eliminare i limiti di spazio delle caselle. Vi è mai capitato di inviare una mail e vederla tornare indietro perché la casella era piena? Questo problema si risolve alzando la quota di spazio della casella di posta. Un sistema di archiviazione, invece, consente di eliminare automaticamente dal server di posta le mail correttamente archiviate, liberando spazio. La differenza sostanziale con il sistema di backup è che quest'ultimo si limita a creare delle repliche, ma non le elimina dal server di posta; questo significa che occorrerà agire manualmente con lo spostamento delle mail, ad esempio in file PST esterni, per liberare spazio nelle caselle sul server di posta.
• I file PST non servono più. Smettere di usare i file PST significa eliminare alla fonte la possibilità che vadano in errore, oltre a liberare spazio di archiviazione (fondamentale ad esempio per chi sta spostando la propria infrastruttura in cloud).
• Centralizzazione e sicurezza. Avere le email archiviate in un sistema amministrato a livello centrale, che nasce per rispondere a requisiti di sicurezza di privacy, facilita il controllo sull'intero processo di archiviazione.
• Archiviazione completa, a lungo termine e a prova di manomissione. Se l'archiviazione fa il cosiddetto journaling, ovvero archivia nell'esatto momento in cui i messaggi arrivano o partono dal server, il backup lavora in istantanea, ovvero si limita a fare un salvataggio del server di posta nelle condizioni del momento. Se per esempio il backup viene fatto una volta al giorno, tutte le mail modificate o eliminate durante l'arco della giornata tra un backup e l'altro non saranno tracciate.
• GDPR. Garantendo la conformità della email tramite la documentazione del dato e delle sue eventuali modifiche, si è certi dell'integrità dei dati stessi.
• Gli utenti finali sono indipendenti. Con l'archiviazione l'utente finale può ricercare e individuare specifiche email utilizzando la funzione di ricerca, senza avere bisogno del tecnico IT come accadrebbe con il backup.

Se non avete un sistema per organizzare le vostre email e metterle al sicuro in caso di sviste o data breach, contattateci. Sapremo individuare la soluzione più adatta alle vostre necessità.

(articolo di approfondimento qui)